1) Les formules d’introduction
La correspondance médicale a une place importance dans notre pratique quotidienne. Bien écrire permet de maintenir une bonne relation de confraternité. Voici quelques formules d’introduction qui serviront surtout à nos jeunes confrères.
Habituellement, introduire une lettre par "Cher Confrère," ou "Chère Consœur,".
« Docteur, » est aussi poli sinon, « Monsieur » et « Madame » restent convenables si vous ne connaissez ni le rang ni l’âge de votre correspondant.
A un professeur qui vous a enseigné, préférer « Cher Maître ». S’il ne vous a pas enseigné, choisissez « Monsieur le Professeur ».
« Cher Ami » ou « Chère Amie » est plutôt utilisé par un enseignant pour écrire à son élève. S’il ne s’agit pas de son élève, le professeur aura à mettre « Docteur, » ou « Cher Confrère » d’autant plus qu’il s’agisse d’un médecin plus âgé que lui.
« Cher Ami » peut aussi être utilisé entre collègues qui se connaissent très bien mais il ne faut surtout pas y voir une certaine impertinence. « Cher Collègue » est évidemment réservé à ceux qui travaillent ou ont travaillé ensemble.
Surtout éviter les « Cher Jules », « Cher Professeur » et autres « Cher Docteur ».
Pour une correspondance par courriel, vous pouvez commencer par un « bonjour, » si la personne avec qui vous correspondez vous est assez familière. Plus simple encore, le prénom peut être utilisé entre amis : « Jules, bonjour. Je te prie de… » mais il vaut mieux s’en abstenir si la personne est plus âgée que vous.
Enfin, si vous devez citer la personne, mettez son nom après son titre mais jamais son prénom. (Ex : Dr RAKOTOSALAMA et non Dr Jules).
Il faut admettre que nous correspondons dans une langue qui n’est pas la nôtre et dont nous ne maîtrisons pas toutes les subtilités. Aussi est-il plus qu’important de respecter ces quelques règles.
2) Le corps du texte
Ici, la politesse est toujours la règle. Préférez les formules toutes faites : « Auriez-vous l’amabilité de me transmettre le dossier médical de … » ou « Je me permets de vous adresser Madame R., 45 ans, pour… » ou pour un billet d’hospitalisation sans mention du médecin : « l’enfant R., 3 ans, est à hospitaliser en service de … pour… » ou encore « … est adressé en consultation externe de pédiatrie pour… ». Mettez toujours un diagnostic même si vous n’en avez pas la certitude. Faites attention à la transmission des informations sur le patient. Le secret médical s’impose aux médecins (et non aux patients !). La correspondance entre médecins et en particulier, la transmission d’informations sur le patient, doit être faite sous pli fermé avec la mention « Secret médical ». Autant que possible, utiliser la classification CIM pour certains diagnostics dont l’annonce est délicate (cancers, stade terminal d’une maladie etc…).
Même pour une correspondance par courriel, veillez au style, à l’orthographe, à la conjugaison et surtout, évitez les abréviations et le style SMS. Soigner sa lettre c’est soigner son image. Cette lettre est votre ambassadrice.
Il faut toujours répondre à une lettre. Ce n’est jamais du temps perdu et vous verrez ! Votre notoriété ne fera que croitre. « Cher Confrère, j’ai bien vu Madame R. que vous m’avez adressée pour… Elle a été opérée d’une…. le… Je vous remercie de votre confiance et je vous l’adresse à nouveau pour le suivi des soins… ». Oui, n’oubliez jamais de remercier….
Enfin, terminez une lettre officielle par la formule « Je vous prie d’agréer, Monsieur le Professeur, l’expression de mes salutations distinguées » mais pour les correspondances courantes, et notamment pour les courriels, se limiter à « Respectueusement, » pour s’adresser à un ainé ou à un enseignant, « Mes salutations confraternelles » pour un confrère et « Cordialement, » pour un ami ou un cadet.
3) Les ficelles du métier…
Il arrive qu’une lettre reste sans réponse… Que faire ? Attendez quelques temps et réécrivez. Il n’y a pas de mal à se faire et n’oubliez pas que vous écrivez à un confrère qui a le devoir de vous répondre. « Je me permets de vous renvoyer ma lettre du … au cas où vous ne l’auriez pas reçue… ». Ce sera une occasion pour apporter d’autres précisions. Et si vous n’obtenez pas encore de réponse, prenez les choses du bon côté ! Votre correspondant est probablement absent ou il n’a reçu aucune de vos lettres…En tout cas, soyez assuré qu’un bon médecin vous répondra toujours.
Ayez du tact ! « Après les investigations, il s’est avéré que l’enfant R. présentait une méningite… ». Il n’y a donc pas lieu de préciser que votre correspondant s’est trompé dans son diagnostic. Il n’a pas les moyens d’exploration que vous avez.
De même, si vous constatez qu’une faute a été commise, réparez-là avant tout et surtout n’en parlez pas au patient. Vous aussi, vous n’êtes pas à l’abri d’une faute ou d’une ignorance. Prenez toujours la défense de votre confrère et sachez que d’autres en feront autant pour vous. Attendez une autre occasion pour lui en parler si vous y tenez vraiment. Là, c’est l’un des rares cas où écrire une lettre n’est guère recommandé.
Pour conclure, la correspondance médicale nous permet de remplir nos obligations éthiques, professionnelles et relationnelles. Elle a été délaissée depuis quelques temps mais aujourd’hui, la profession souffre d’une certaine déconsidération qu’il est nécessaire de tout mettre en œuvre pour redorer notre blason.